Mehr Effizienz in 6 Wochen mit HubSpot & Automation

Industrie: IT-Dienstleistungen / Softwareberatung

Hauptsitz: Walldorf, Deutschland

Unternehmensgröße: 200+ Mitarbeitende weltweit

Zusammenfassung

Evora IT Solutions unterstützt globale Unternehmen bei der Digitalisierung von Instandhaltungs-, Außendienst- und Asset-Management-Prozessen. Das Unternehmen ist auf SAP-Technologien spezialisiert und betreut Kunden in Europa und den USA.

Herausforderungen

Trotz eines etablierten HubSpot-Setups fehlte es Evora an Struktur und Automatisierung:

Die CRM-Datenbank war intransparent, mit regionalen Inkonsistenzen und doppelten Datensätzen.

Leads wurden manuell bearbeitet, was zu Verzögerungen und unklaren Verantwortlichkeiten führte.

Es existierte kein standardisiertes Lifecycle-Modell für MQL → SQL → Customer.

Die Nachverfolgung von Leads verlief unstrukturiert, ohne klare Regeln oder Workflows.

Rechtlich relevante Double-Opt-In-Prozesse waren unvollständig implementiert – mit Risiko für Compliance-Verstöße.

Diese Heterogenität behinderte nicht nur die Effizienz, sondern auch das Reporting an Stakeholder in unterschiedlichen Regionen.

Lösungen & Vorgehen

Werk von Morgen setzte das Projekt in nur sechs Wochen um – strukturiert in fünf Etappen:

Kickoff & Systemanalyse (KW 33)

Interviews mit Stakeholdern aus DACH und USA

Dokumentation der bestehenden Datenstruktur und Prozesse

Datenbereinigung & Lifecycle-Definition (KW 34)

Zusammenführung redundanter Kontakte

Definition eines einheitlichen Lifecycle-Modells für alle Regionen

Workflows & E-Mail-Automation (KW 35)

Automatische Übergabe von MQLs zu SQLs

Einrichtung von personalisierten Follow-ups inkl. Triggerlogik

Dashboards & Reporting (KW 36)

Entwicklung interaktiver Dashboards mit Filterfunktion nach Region, Leadstatus und Owner

Rechtliche Sicherstellung (KW 37)

Implementierung des vollständigen Double-Opt-In-Verfahrens

Einrichtung von Subscription Types, Datenschutz-Bausteinen und Protokollierung

Durch die enge Abstimmung mit dem Evora-Team konnten alle Maßnahmen modular und skalierbar umgesetzt werden – auch für zukünftige Expansionen.

Das Ergebnis

Nach nur 6 Wochen war das neue HubSpot-Setup live – mit sofort spürbaren Effekten:

Die manuelle Pflegezeit pro Lead sank von 15 auf unter 5 Minuten.
Die Durchlaufzeit von MQL zu SQL wurde auf unter 3 Tage reduziert.
Die Datenqualität stieg signifikant – mit einem internen Score von 92 % statt 60 %.
Alle relevanten Kennzahlen sind nun in regional aufgeschlüsselten Dashboards abrufbar.

Die Implementierung von Double-Opt-In und zentralisierten Subscription Types stellte die Datenschutzkonformität sicher.

„Wir haben schon vorher mit HubSpot gearbeitet – aber erst mit der Expertise von Werk von Morgen konnten wir unser Setup wirklich zum Leben erwecken. Endlich sind unsere Prozesse nachvollziehbar, skalierbar und datenschutzsicher.“

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