So gestaltest Du Deine Vertriebsprozesse möglichst effizient mit HubSpot

Wer kennt es nicht? Verwirrendes Zettelgeschäft, unklare Kommunikation, fehlender Überblick. Lange Rede, kurzer Sinn: die rechte Hand weiß nicht, was die linke tut. Es gibt schon eine Menge Faktoren, die das Vertriebsteam eine Menge an Zeit kosten können, von Nerven ganz zu schweigen.

Mit HubSpot verfügt aber jedes Vertriebsteam über ein leistungsstarkes System, um genau diese Probleme zu vermeiden und dadurch seine Produktivität zu erhöhen! Im folgenden Artikel geben wir Dir unsere Top-Tipps zur effizienten Gestaltung von Deinen Vertriebsprozessen in HubSpot. 

Festlegung von Vertriebszielen

Ziele geben die Richtung vor und sind wie Sterne für Seefahrer: Leitpunkte auf dem Weg zum Erfolg. In HubSpot kannst Du Deine Vertriebsziele nicht nur festlegen, sondern auch nachverfolgen und analysieren, wie gut Du und Dein Team diese erreichen. Das Setzen von klaren, messbaren Zielen ist entscheidend, um die Leistung Deines Teams zu steuern und kontinuierlich zu verbessern.

Mit der Zielsetzungsfunktion in HubSpot kannst Du individuelle oder Teamziele definieren, wie beispielsweise Umsatzziele, abgeschlossene Deals oder spezifische Aktivitätsziele wie die Anzahl der geführten Verkaufsgespräche oder versendeten E-Mails. Diese Ziele helfen nicht nur dabei, den Fokus zu bewahren, sondern motivieren auch durch das sichtbare Tracking des Fortschritts.

Ein weiterer Vorteil der Zielsetzung in HubSpot ist die direkte Verknüpfung mit Deinen Vertriebspipelines und Berichten. So kannst Du jederzeit den Fortschritt Deiner Ziele überwachen und bei Bedarf schnell Anpassungen vornehmen.

Visuelle Abbildung der Pipelines

Wir fangen mal mit dem einfachsten Schritt an: die visuelle Abbildung der Pipelines. Ein Bild sagt mehr als Tausend Worte, und Vertriebsprozessen stellen hier keine Ausnahme dar. Vielen Vertriebsteams fehlt es oft an einem Überblick über alle Deals, weshalb die einfache, visuelle Organisation von Deals in verschiedenen Phasen einer Pipeline den Fortschritt von jedem Deal für alle Teammitglieder abbildet.

Eine HubSpot Sales Hub Professional Lizenz bietet Dir die Möglichkeit, bis zu 15 verschiedenen Pipelines mit beliebig vielen Phasen abzubilden. Somit kannst Du den gesamten Vertriebszyklus: von Pre-Sales zu After Sales visuell abbilden, damit jeder auf dem neusten Stand ist, was die verschiedenen Deals angeht.

Effiziente Vertriebsprozesse setzen einen klaren, geordneten Überblick voraus. Die visuelle Abbildung von Vertriebspipelines ist der erste Schritt in diese Richtung.

Benutzerdefinierte Eigenschaften

Obwohl HubSpot schon über 450 standardmäßige Eigenschaften anbietet, hast Du immer die Möglichkeit, diesen mit Deinen eigenen zu ergänzen. Wenn Du beispielsweise eine Vielzahl an verschiedenen Produkten oder Dienstleistungen verkaufst und schnell einen Überblick über die für Deine Kunden interessantesten Produkten haben willst, kannst Du eine Dealeigenschaft erstellen, damit Du auf einen Blick sehen kannst, für welches Produkt ein Kunde beim jeweiligen Deal interessiert.

Mit über 10 verschiedenen Feldtypen kannst Du jegliche Art von Information sammeln. Ob es sich um Textwerte, numerische Werte oder sonstige Werte handelt, kannst Du die HubSpot Eigenschaften genau an die Bedürfnisse Deines Vertriebsteams anpassen. 

Immer den Überblick behalten mit Dashboards

Mit individuell anpassbaren Dashboards kannst Du die Daten, die Dir am wichtigsten sind, zentralisieren und visualisieren. Ob es um die Leistung einzelner Teammitglieder, den Fortschritt hin zu Vertriebszielen oder die Effektivität bestimmter Vertriebsstrategien geht – alles lässt sich in Echtzeit nachverfolgen.

Die Nutzung dieser Dashboards ermöglicht es Dir, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Statt sich durch Berge von Berichten zu wühlen, hast Du alle notwendigen Informationen übersichtlich und zugänglich. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Reaktionsgeschwindigkeit des Teams auf Veränderungen im Vertriebsprozess.

Kurz gesagt, die Dashboards in HubSpot sind Dein Cockpit für den Vertriebserfolg. Sie bieten Dir die Möglichkeit, mit wenigen Klicks den Überblick zu behalten und zu garantieren, dass Dein Vertriebsteam stets auf Kurs bleibt.

Workflows, Workflows, Workflows!

HubSpot schreibt das Thema Automatisierung sehr groß. Mit Workflows hast Du die Möglichkeit, jede Menge Aktionen auszulösen. Anhand von verschiedenen Wenn/Dann Verzweigungen kannst Du beispielsweise Deals hin und her durch die Pipelines verschieben, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt werden.

Indem Du Automatisierungen regelmäßig und kreativ einsetzt, sorgst Du dafür, dass der Deal immer auf dem aktuellen Stand ist, was wiederum bedeutet, dass die notwendigen Aufgaben erledigt werden und Du die Effizienz steigerst. 

Verbindung zu externen Tools mit Webhooks

Webhooks sind ein essenzielles Werkzeug in HubSpot, das die Automatisierung Deiner Prozesse revolutioniert. Sie ermöglichen es, Aktionen in HubSpot mit externen Systemen zu verknüpfen, wodurch Deine Workflows nahtlos und effizient werden.

Mit Webhooks kannst Du beispielsweise automatische Nachrichten versenden oder Daten in anderen Systemen aktualisieren, sobald sich in HubSpot etwas ändert. Dies spart Zeit und reduziert manuelle Eingriffe.

Obwohl die Einrichtung ein technisches Verständnis erfordert, ist der Nutzen enorm. Webhooks erweitern die Möglichkeiten von HubSpot weit über die Standardfunktionen hinaus und sorgen für eine verbesserte Automatisierung Deiner Geschäftsprozesse.

Aufgabenmanagement leicht gemacht

Ein großer Vorteil der oben genannten Automatisierung sind die Möglichkeiten, Aufgaben zuzuweisen, damit jeder Vertriebler im Klaren ist, was er oder sie zu tun hat. Insbesondere bei komplexen Deals ist die Expertise verschiedener Teammitglieder oft gefragt, weshalb man ein System braucht, die verschiedenen Aufgaben zuzuweisen.

Mit HubSpot hat man ein nutzerfreundliches System, wobei man mit Workflows Aufgaben automatisiert zuweisen kann, entweder an einen bestimmten Mitarbeiter oder zwischen bestimmten Teammitgliedern. Bei Letzteren weist HubSpot die Aufgaben fairerweise im Reihum-Verfahren.

Sei es eine Mail zu schreiben, einen Anruf zu tätigen oder eine sonstige Aufgabe zu erledigen - HubSpot bietet Dir die Möglichkeit, Aufgaben beliebig viel zu bearbeiten, zu priorisieren und somit klar und schriftlich an einem einzigen Ort zu kommunizieren, was zu tun ist.

Mit der automatisierten Zuweisung von Aufgaben hat der Vertriebler ein klares Dashboard mit seinen fälligen Aufgaben, die er oder sie dann nach und nach abarbeiten kann. Somit weiß jeder, was zu tun ist, ohne alles ständig diskutieren zu müssen. HubSpot bietet die Möglichkeit, Aufgaben klar ohne großen Gesprächsbedarf zu verteilen, was bedeutet, dass alle sich auf das Kerngeschäft konzentrieren können. 

Nutzung der verschiedenen Lifecycle Phasen

Um Deine Vertriebsprozesse in HubSpot maximal effizient zu gestalten, ist es wichtig, die Lifecycle Phasen klug zu nutzen. Diese Phasen helfen Dir und Deinem Team, den Stand jedes Kontakts oder Unternehmens in Eurem Verkaufszyklus genau zu verstehen und entsprechend zu handeln.

Die Lifecycle Phasen in HubSpot bilden den gesamten Kundenlebenszyklus ab. Angefangen von einem ersten Website Besuch über Leads und Opportunities bis hin zu Kunden und sogar Fürsprechern Deines Geschäfts. Wenn Du einen Kontakt einer dieser Phasen zuordnest, kannst Du sicherstellen, dass Du die richtige Botschaft zur richtigen Zeit sendest.

Beispielsweise können Automatisierungen eingerichtet werden, um relevante Informationen oder Angebote automatisch an Leads zu senden, die zu Opportunities werden. Ebenso können Kunden, die zu Fürsprechern aufgestiegen sind, Anerkennung erhalten und ermutigt werden, das Produkt oder die Dienstleistung weiterzuempfehlen.

Fazit: Minimale Arbeit, maximale Erfolge!

HubSpot bietet zahlreiche Funktionen, um Deine Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten. Von der visuellen Darstellung Deiner Pipelines über die Automatisierung von Workflows und Aufgaben bis hin zur Nutzung von Webhooks – jede Funktion ist darauf ausgerichtet, die Produktivität Deines Teams zu steigern und Deine Vertriebsziele zu erreichen.

Indem Du diese Tools klug einsetzt, kannst Du nicht nur Zeit sparen, sondern auch ein reibungsloses und kundenorientiertes Vertriebserlebnis schaffen. HubSpot ist der ideale Partner, um Deinen Vertrieb zu bisher ungekannter Effizienz zu verhelfen!