Unsere 7 Tipps für einen effizienten Workflow in HubSpot

Bei einem HubSpot Workflow handelt es sich vereinfacht ausgedrückt um einen automatisierten Ablauf. Ein bestimmtes Ereignis, das auch als Trigger bezeichnet wird, löst dann eine Kette von Maßnahmen aus, die völlig ohne Dein Zutun ablaufen. Damit kannst Du einen kompletten Sales Funnel nahezu automatisieren. Das bedeutet, Du schaffst es, aus Deinen Webseitenbesuchern Leads zu generieren. Daraus werden dann qualifizierte Leads und später Kunden. Dieser gesamte Vorgang dauert selbstverständlich eine gewisse Zeit. Die Workflows in HubSpot helfen Dir dabei, den Interessenten in jeder Phase Ihrer Kaufentscheidung die erforderlichen Informationen zu bieten. Dazu bietet Dir diese moderne Marketing Automation Software alle Tools, die Du dazu brauchst. Damit Du aus den HubSpot Workflows das Maximum rausholen kannst, haben wir 7 Tipps für Dich bereit!

Tipp 1: Einen Workflow erstellen zur Generierung von Leads 

Damit aus Seitenbesuchern Leads werden, bieten Dir die HubSpot Tools schon eine große Hilfe. Dazu musst Du eine zu Deinen Angeboten passende Buyer Persona kreieren. Dabei helfen Dir die Tools, die HubSpot Dir zur Verfügung stellt. Dann kannst Du beispielsweise entsprechende Workflows erstellen, die immer wieder interessante Posts auf den üblichen Social Media Plattformen Deiner Interessenten veröffentlichen.  

Genauso einfach lässt sich ein Workflow in HubSpot erstellen, mit denen Interessenten sich eventuell Whitepapers per E-Mail herunterladen können. In Deinen Workflow legst Du dann fest, welche Informationen dem Interessenten als Nächstes automatisch zugestellt werden sollte. Es hängt immer sehr stark von Deinem Business ab. Im Idealfall leitest Du Deine Leads auf diese Weise bis hin zur endgültigen Kaufentscheidung. 

Tipp 2: HubSpot Workflow zur E-Mail Automation 

Zunächst ist es wichtig, Dir einige interessante E-Mail Templates zu erstellen. Dabei ist jedoch größte Vorsicht geboten. Die Formulierungen darin sollten auf jeden Fall korrekt sein. Das gilt nicht nur für den Inhalt, sondern auch für die Rechtschreibung und Grammatik. Fehler in einer E-Mail machen jeden Interessenten misstrauisch. Deshalb ist es enorm wichtig, diese zu vermeiden. Das Problem ist, dass man eigene Fehler auch beim Korrekturlesen nicht immer erkennt. Deshalb ist es sinnvoll, den Text von einem Kollegen oder einer Kollegin nochmals durchlesen zu lassen. Falls keiner verfügbar ist, dann nutze eines der Rechtschreibtools, die online verfügbar sind. Du glaubst gar nicht, wie viele Unternehmen schon Verluste erlitten haben, weil ihnen in den Newslettern ein paar Flüchtigkeitsfehler unterlaufen sind. 

Tipp 3: HubSpot E-Mail Marketing richtig einrichten 

Es ist enorm wichtig, Deine Leads korrekt einzuordnen. Im Dashboard von HubSpot kannst Du dazu Einstellungen vornehmen. Dabei geht es in erster Linie darum, in welcher Phase der Customer Journey sich ein Lead gerade befindet. Neue Leads eignen sich insbesondere dazu, ihnen grundlegende Informationen zukommen zu lassen. Sind die potenziellen Kunden und Kundinnen schon etwas weiter, können Ihnen auch schon detaillierte Informationen zugestellt werden. Das geht bis hin zu konkreten Angeboten. Im Dashboard von HubSpot findest Du zu jeden Deiner Newsletter die passenden Kontakte. Den grün markierten kannst Du dann die entsprechenden E-Mails schicken. Auf keinen Fall sollten die derzeit noch roten Kontakte den Newsletter erhalten.

Tipp 4: Richtiger Umgang mit inaktiven Kontakten 

Kundinnen und Kunden, die schon Kaufabschlüsse getätigt haben, sollten natürlich weiterhin mit neuen Informationen versorgt werden. In dem Fall kannst Du einen Workflow in HubSpot zur CRM Marketing Automation erstellen. Wer sich etwas Neues angeschafft hat, möchte auch gerne immer wieder hilfreiche Informationen dazu erhalten. Gleichzeitig kannst Du sie über Produktneuheiten informieren. Sind Kundinnen oder Kunden über einen langen Zeitraum hinweg inaktiv, dann könntest Du versuchen, ihnen einen Gutschein anzubieten. Dadurch bekommen sie plötzlich wieder Lust, einen Kaufabschluss in Deinem Shop zu tätigen. In Deinem dafür angelegten Workflow solltest Du dabei jedoch festlegen, dass nicht automatisch sämtliche Kundinnen und Kunden diesen Gutschein erhalten. Das wäre ein großer Verlust für Dein Business. Der Vorteil ist, dass Du alle diese Feinheiten sehr präzise in den HubSpot Workflows einstellen kannst. 

Tipp 5: Den Kundenbestand regelmäßig pflegen 

Eine perfekte Workflow Automatisierung funktioniert nur, wenn Du Deinen Kundenbestand regelmäßig pflegst. Dazu musst Du sämtliche Aktivitäten tracken. Das ist mit der HubSpot Marketing Automation jedoch kein Problem. Falls Du in einem größeren Unternehmen arbeitest, wird es sicherlich mehrere Abteilungen geben, die Kundendaten erfassen und in Listen sortieren. Es ist jedoch empfehlenswert, eine zentrale Liste aller Kundinnen und Kunden anzulegen. Darauf sollte auch jeder Mitarbeiter, der an der Erstellung von HubSpot Workflows beteiligt ist, Zugriff haben. Sonst besteht die Gefahr, dass es innerhalb des Unternehmens zu Überschneidungen kommt. Andernfalls können auch zahlreiche potenzielle Interessenten vergessen werden. Sowohl das Lead Management als auch die Verwaltung des Kundenbestands sollten immer zentral gesteuert werden. Dabei ist es auch wichtig, die Kunden nach Relevanz einzuordnen. 

Tipp 6: HubSpot Workflows für personalisiertes E-Mail Marketing 

Durch das Tracken der Besucherdaten und die Erstellung von Kundenlisten kannst Du sämtliche Empfänger von Newsletter nach Kategorien einordnen. Die Empfänger erhalten dann E-Mails mit Themen, für die sie sich interessieren. Darin kannst Du dann selbstverständlich auch dezent auf neue Angebote hinweisen. Personalisierte E-Mails sind deshalb so wichtig, weil sie meistens gelesen werden. Dadurch erzielen sie eine deutlich bessere Wirkung als Standard E-Mails mit reinen Werbeangeboten. Für die meisten Kundinnen und Kunden ist es besonders wichtig, dass ihre Interessen ernst genommen werden. Dadurch entsteht eine deutlich bessere und engere Bindung zum Unternehmen. Sobald Du in HubSpot einen Workflow zur E-Mail Automation erstellst, kannst Du diese Dinge präzise einrichten. 

Tipp 7: Die in HubSpot erstellten Workflows testen 

Bevor Du die Workflows startest, ist es empfehlenswert, sie gründlich zu testen. Das ist durchaus möglich. Du solltest dazu sämtliche Schritte durchlaufen, die ein potenzieller Interessent Deiner Angebote oder Dienstleistungen durchlaufen würde. Dabei kannst Du sofort feststellen, ob tatsächlich alles so klappt, wie Du es Dir vorgestellt hast. HubSpot stellt Dir dazu eine Testfunktion zur Verfügung. Diese solltest Du vor dem Start Deiner Kampagne unbedingt nutzen. Oftmals treten dann doch noch kleine Fehler auf, die sich rechtzeitig ausbessern lassen. 

Und ein Bonus-Tipp ist, dass Du auch während einer Kampagne immer wieder Tests durchführst. Nur dann kannst Du sicherstellen, dass alles nach Deinen Wünschen funktioniert. Manchmal kommen während einer solchen Aktion auch noch neue Kontakte hinzu, die Du dann unverzüglich noch in den Workflow mit aufnehmen solltest.  

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